Jak wybrać generalnego wykonawcę

Oto pytanie, które zadaje sobie wielu inwestorów na starcie inwestycji. Oczywiście o zaletach i wadach realizacji inwestycji z pomocą generalnego wykonawcy nie będę tu pisał. Na ten temat napisałem odrębny artykuł.

Tym razem chciałbym się skupić na czynnikach determinujących dobry wybór firmy wykonawczej.

Określenie priorytetów inwestora

Na wstępie inwestor musi się zastanowić, jakie są jego oczekiwania i priorytety: czy dzięki realizacji chce osiągnąć jak najniższą cenę czy może bardziej zależy mu na wysokiej jakości i jak najlepszym dopasowaniu przyszłego budynku do procesów firmowych.

Ścieżka 1: Wybór na podstawie najniższej ceny

Będąc inwestorem i wybierając pierwszą ścieżkę powinieneś skoncentrować się na odpowiednim przygotowaniu procesu wyboru wykonawcy. Powinieneś zarezerwować odpowiednio długi czas na zebranie ofert, przeprowadzenie negocjacji cenowych (przy wyborze tej ścieżki przygotuj się na kilka tur), przedyskutowanie optymalizacji projektowych, harmonogramu realizacji oraz wypracowanie optymalnej umowy. Nie odrzucaj tutaj żadnej firmy na starcie. Pozwól każdemu złożyć pierwszą ofertę oraz przeprowadź z każdym rozmowę dotyczącą jej zakresu.

Dlaczego nie odrzucać nikogo na początku?

Dlaczego jeśli zależy Ci na najniższej cenie nie powinieneś odrzucać nikogo? Nawet jeśli pierwsza oferta jest wysoka albo pozornie doświadczenie przy realizacji podobnych projektów, jak Twój - niewielkie, to z każdej takiej oferty możesz wyciągnąć cenne informacje do wykorzystania w dalszym procesie wyboru. Podejście firm do tworzenia ofert różni się. Niektórzy od razu wyceniają na zamiennikach, nie przygotowują kompletnych ofert lub po prostu optymalizują sobie zaprojektowane rozwiązania nie pisząc tego wyraźnie w swojej kalkulacji. Inni pierwszą wycenę zawsze przygotowują na przesłanej dokumentacji szacując też koszty rozwiązań, które są niezbędne do kompleksowej budowy, nawet jeśli projekt ich nie uwzględnił.

Przygotowanie do rozmów z wykonawcami

Początkowa niższa cena, jak widać, wcale nie musi stanowić najkorzystniejszej oferty. Przed rozmowami o każdej z ofert, oprócz rezerwacji odpowiedniego czasu, przygotuj sobie również listę pytań. Celem jest uzyskanie po tej rundzie nowych skorygowanych ofert "sprowadzonych do wspólnego mianownika", uzyskanie informacji o terminach, przedyskutowanie doświadczenia z innych realizacji zespołu, który ma prowadzić budowę (niekoniecznie musi się to pokrywać z doświadczeniem firmy) i co równie istotne znalezienie maksymalnie obszernej listy potencjalnych optymalizacji oraz błędów i braków projektowych.

Jeśli jesteś zainteresowany udostępnię checklistę dotyczącą listy zagadnień, które należy uwzględnić przy wyborze Generalnego Wykonawcy inwestycji budowlanej.

Druga runda wyboru

Dopiero w drugiej rundzie, gdy otrzymasz od wszystkich skorygowane wyceny według Twoich aktualnych wytycznych należy zawęzić listę firm do maksymalnie 2-3 i to spośród nich wybrać najkorzystniejszego wykonawcę. Uwaga! : Warto zostawić sobie otwartą drugą opcję do czasu rzeczywistego podpisania umowy z wykonawcą, gdyż często kierując się w wyborze kryterium najniższej ceny "schody" mogą pojawić się dopiero przy negocjacji umowy i ukrytych w jej zapisach kosztach.

Ścieżka 2: Wybór najlepszego wykonawcy pod każdym względem

Przy drugiej ścieżce - wyboru wykonawcy, który będzie najlepszy pod każdym względem, nie tylko najniższej ceny, do właściwej oceny przydałoby się posiadanie większego doświadczenia technicznego oraz związanego z koordynacją projektów. Warto skorzystać tutaj z pomocy tzw. inwestora zastępczego lub zaufanego inspektora nadzoru.

Czynniki składające się na najlepszą ofertę

Ocena najlepszej dla Ciebie oferty będzie tutaj składać się z wielu czynników:

• ceny
• zaangażowania w indywidualnym podejściu do Twojego przedsięwzięcia
• proponowanego terminu realizacji (jeśli jest to dla Ciebie kluczowy punkt)
• przejrzystości w sposobie określenia zakresu i standardu oferty
• dostępności (podwykonawców i dostawców)
• doświadczenia z realizacji projektów oraz fachowej wiedzy członków zespołu realizującego budowę
• dobrej opinii od dotychczasowych klientów
• poziomu obsługi w okresie gwarancyjnym

Wstępna selekcja wykonawców

Jak właściwie wybrać, jeśli nie chcemy kierować się tylko najniższą ceną, ale ważne są dla nas również pozostałe aspekty?

Przede wszystkim po otrzymaniu ofert z rynku, (a warto tu też samemu skierować zapytania do polecanych i wiarygodnych wykonawców) powinniśmy na wstępie odsiać mało wiarygodne oferty.

Jeśli ktoś nie jest przejrzysty na starcie, nie daje Ci poczucia wiarygodności, a nawet wręcz przeciwnie pokazuje, że zależy mu głównie na kolejnym kliencie, który tylko zwiększy portfel zamówień, powinna zapalić się u Ciebie lampka ostrzegawcza.

Warto takie oferty odsiać na początku pozostawiając sobie do wyboru maks. 5-6 kontrahentów, którzy wykazali się największą przejrzystością. Jeśli ktoś nie buduje zaufania w biznesie na wstępie to mało jest prawdopodobne, że nagle zmieni się w trakcie realizacji po podpisaniu umowy.

Kryteria oceny wiarygodności wykonawcy

Jak ocenić poziom wiarygodności wykonawcy? Myślę, że jest tu wiele elementów do weryfikacji, ale można skupić się na następujących:

Przejrzystość oferty

• przejrzystość oferty - jeśli wykonawca pokazuje pełen kosztorys z pozycjami cenowymi oraz ilościami i ewentualnie precyzyjnie określonymi warunkami brzegowymi oferty lub ewentualnymi wyłączeniami tzn. że nie próbuje ukryć jakiegoś zakresu, którego nie wycenił, a często zdarza się, że projekt nie jest kompletny lub zawiera błędy i odpowiednie zapisy umowne mogą otwierać możliwość ubiegania się o prace dodatkowe przez wykonawcę. To powszechnie wykorzystywana metoda zwiększenia budżetu realizacji w trakcie w zamówieniach publicznych

Doprecyzowanie standardu

• doprecyzowanie standardu - jeśli Ty nie narzucisz określonego standardu we współpracy z projektantem to otwierasz ogromne pole do rozbieżności w ofertach. Jeśli wykonawca sam przedstawia wzór standardu rozwiązań lub dokładnie opisuje poszczególne pozycje kosztorysowe tzn. że ceni sobie precyzyjność zakresu

Identyfikacja błędów projektowych

• liczba wskazanych błędów w projekcie - jeśli ktoś na wstępie wyłapuje i pokazuje błędy lub nieścisłości projektowe tzn. że szczegółowo i rzetelnie podchodzi do przygotowania oferty oraz że zależy mu na wysokiej jakości wykonania

Propozycje optymalizacyjne

• liczba propozycji optymalizacyjnych - niektóre z projektowanych rozwiązań nie będą najlepsze dla Ciebie. Doświadczony wykonawca jest w stanie wychwycić zarówno Twoje oczekiwania (wynikające z charakteru prowadzonej działalności w Twojej branży jak i standardów rynkowych) jak i znaleźć lepsze pod względem technicznym, jakościowym oraz cenowym dla Ciebie w danym momencie możliwości. Jeśli pokazuje je Tobie od razu zamiast zostawiając je tylko dla siebie, świadczy to o jego transparentności. Weź pod uwagę, że proponowanie rozwiązań zamiennych nie jest korzystne dla wykonawcy, gdyż zarówno przenosi na siebie część odpowiedzialności za projekt jak i bierze dodatkowe ryzyko związane z opóźnieniami związanymi z wprowadzaniem późniejszych zmian.

Opinie na rynku

• dobra opinia na rynku - jeśli wykonawca nie ma oporów przed wskazaniem kontaktów do poprzednich swoich klientów i oferuje Ci możliwość wizji lokalnych oznacza to, że jest pewien dobrze wykonanej pracy. Kontakt z poprzednim inwestorem to najlepszy sposób weryfikacji wiarygodności wykonawcy. Opinie pojawiające się w internecie to zazwyczaj albo wynik działań marketingowych, albo w przypadku tych negatywnych nieprzychylne działania konkurencji, niekoniecznie szczerych podwykonawców lub byłych pracowników. W tej branży, czyli usługach dla klienta biznesowego, a nie klienta indywidualnego, nikt sam z siebie bez powodu nie dodaje opinii w internecie toteż poziom ich reprezentatywności jest niski.

Relacje z podwykonawcami i dostawcami

• dobra opinia u podwykonawców i dostawców oraz ich stałość - Korzystanie ze stałych, sprawdzonych podwykonawców daje gwarancje sprawniejszej koordynacji procesu budowy oraz zazwyczaj wyższej jakości. Tutaj podobnie jak w przypadku byłych klientów warto poprosić o kilka kontaktów, by potwierdzić, że Twój przyszły Generalny Wykonawca jest dobrym płatnikiem, posiada szacunek u współpracujących z nim firm, a jego zespół jest dobrze oceniany za fachowość oraz zdolności zarządzania budowami

Zarządzanie budową

• podejście do zarządzania budową - korzystanie z oprogramowania do zarządzania budową, wypracowane standardy oraz elastyczność to tylko nieliczne aspekty, które dają większą gwarancję na lepszy efekt końcowy w postaci terminowo i w wysokiej jakości zrealizowany proces budowy. Warto przed podjęciem decyzji przedyskutować z potencjalnym wykonawcą jak planuje zarządzać Twoją inwestycją.

Obsługa gwarancyjna

• poziom obsługi w okresie gwarancyjnym - wypracowane standardy, dobrze przygotowana dokumentacja powykonawcza z pakietem szkoleń i przejrzystą instrukcja użytkowania obiektu oraz zespół do obsługi gwarancyjnej to tylko niektóre przykłady, które mogą zapewnić Ci wysoki poziom obsługi gwarancyjnej. Zapytaj o to, jak wygląda okres gwarancji u Twojego wykonawcy, poproś o szablon dokumentacji powykonawczej oraz przykładową instrukcję użytkowania budynku. Otrzymasz odpowiedź, jak to prawdopodobnie będzie wyglądać w Twoim przypadku po zakończeniu budowy.

Przejrzystość umowy

• przejrzystość umowy - każda umowa powinna stanowić obustronne zabezpieczenie, dlatego sam fakt, że wykonawca negocjuje jej zapisy nie znaczy, że będzie chciał Cię "oszukać", wręcz przeciwnie, to znak, że dba o każdy szczegół. Przejrzyj wzór umowy wykonawcy, sprawdź czy nie jest mocno jednostronna (nawet jak chcesz zaproponować podpisanie na swoim wzorze). Pokaże Ci to, czy na wstępie wykonawca ma partnerskie, czy też konfliktowe podejście.

System punktowy do oceny ofert

Przy właściwym wyborze może pomóc tu odpowiednio dobrany system punktowy z wagami ocen, dzięki któremu podejmiesz najlepszą dla siebie decyzję.

Jeśli nie wiesz jak stworzyć taki system wyboru, możemy pomóc, a Ty sam ocenisz czy jest dla Ciebie optymalny, albo jak go zmodyfikować.

Największe pułapki przy wyborze wykonawcy

Pamiętaj o największych pułapkach przy wyborze najkorzystniejszej oferty i nie daj się zmanipulować. Nie popełniaj błędów. Oto te najpoważniejsze:

1. Nie wybieraj tylko na podstawie najniższej ceny, bo ta cena na końcu budowy wcale nie musi być już tą najniższą.
2. Nie wybieraj niejasnych, nieprzejrzystych ofert. ("Nie kupuj kota w worku")
3. Nie wierz zbyt ambitnym harmonogramom - wiele budów nie udaje się ukończyć w zaplanowanym pierwotnie czasie.
4. Nie pozwól na słaby nadzór nad realizacją. (Duża firma nie jest gwarantem dobrego nadzoru. Bazuj tutaj na ocenie dotychczasowych inwestorów i podwykonawców, oraz planie działania jaki ma wykonawca na Twoją budowę)
5. Brak procedur gwarancyjnych ( jeśli firma nie ma określonych standardów dokumentacji powykonawczej, przykładowych instrukcji użytkowania obiektu to ryzykujesz, że w okresie gwarancji będziesz "przepychał się mailami", zamiast zajmować się swoimi procesami).
6. Brak komunikacji i elastyczności - jeśli wykonawca od początku wykazuje sztywne podejście, to nie licz na to, że zmieni się to przy Twojej realizacji.

Podsumowanie

Wybór generalnego wykonawcy to nie tylko decyzja o współpracy z firmą budowlaną, ale o tym, jak będzie wyglądać cały proces inwestycyjny --- czy będzie przewidywalny, profesjonalny i spokojny, czy raczej pełen nerwów, niejasności i niekończących się „uzgodnień".

Nie ma jednej uniwersalnej odpowiedzi, który wykonawca będzie najlepszy, ale dobrze przeprowadzony proces wyboru pozwala zminimalizować ryzyka i wybrać partnera, a nie tylko dostawcę usług.

Jeśli chcesz otrzymać checklistę do analizy ofert lub potrzebujesz pomocy w przygotowaniu kryteriów oceny - odezwij się do nas. Pomożemy Ci dopasować proces wyboru do specyfiki Twojej inwestycji.

Jeśli szukasz wykonawcy, który stawia na transparentność, jakość, elastyczność i partnerską współpracę - zapraszam do kontaktu. Wspólnie przeanalizujemy, czy możemy być dobrym wyborem dla Ciebie.