Jak skutecznie i efektywnie zarządzać procesami budowlanymi w świecie postępu technologicznego?

Branża budowlana działa dziś w środowisku rosnących wymagań technologicznych, presji czasowej i kosztowej. W takim świecie efektywność procesów jest równie ważna jak jakość wykonania. Poniżej dzielę się praktykami, które sprawdzają się w naszym zespole i mogą zainspirować także Ciebie.

Jeszcze nigdy takiego znaczenia jak współcześnie nie miało odpowiednie zarządzanie zorientowane na efektywność i skracanie czasu trwania poszczególnych etapów projektów.

Bardzo dobrze do tego nadają się wszelkie metody zarządzania zwinnego.

Metodologie, które przyszły z branży firm technologicznych i informatycznych bardzo dobrze sprawdzają się również w innych sektorach rynku.

Procesy w firmach budowlanych charakteryzują się dużą złożonością. Ma na nie wpływ często wiele zmiennych w czasie i mocno zindywidualizowanych czynników. Bardzo ważny jest przy nich wysoki reżim jakościowy i terminowy, a także bieżące utrzymywanie zaplanowanego budżetu.

Przy koordynacji pracy wielu firm i planowaniu wielu dostaw, które muszą dotrzeć w określonym limicie czasowym, aby nie zaburzyć terminów całej budowy panuje bardzo duże ryzyko nieprzewidzianych problemów.

Bardzo ważne jest planowanie działań z odpowiednim możliwym zapasem, szybkie reagowanie na zmienność oraz ciągła kontrola pozwalająca na skuteczne wykrycie potencjalnych problemów.

Ale jak zarządzać budową, aby powyższe założenia miały realną szansę działać?

 

KOMUNIKACJA

 

Po pierwsze kluczowa jest sprawna komunikacja między członkami zespołu odpowiedzialnymi za kierowanie budową. Dotyczy to zarówno osób bezpośrednio zaangażowanych w nadzorowanie i koordynowanie prac na placu budowy, jak i odpowiedzialnych za zamówienia, kontraktowanie robót i ich rozliczanie.

Pomóc może tu odpowiednie oprogramowanie do komunikacji i koordynacji pracy i przebiegów procesów w zespole czyli tzw. systemy ERP.

Nie trzeba tu oczywiście wdrażać drogich profesjonalnych systemów zaprojektowanych typowo dla branży budowlanej. Wiele zadań można realizować przy pomocy prostych narzędzi takich jak Asana, Notion, ClickUp, Trello i inne.

 

MONITORING I KOREKCJA

 

Drugi ważny aspekt dobrego zarządzania w firmie budowlanej to monitorowanie działań, wyłapywanie błędów lub niedociągnięć i ich ciągle eliminowanie. Im szybciej i precyzyjniej ten proces działa, tym skuteczniej ograniczamy ryzyko strat.

Dobrą praktyką jest tutaj standaryzacja niektórych procesów, spisywanie list kontrolnych oraz okresowe sprawdzanie różnych mierzalnych wskaźników.

 

 

AUTOMATYZACJA

 

Kolejny wg mnie ważny, a w wielu firmach niedostrzegany aspekt to automatyzacja zadań i procesów. Na budowie podobnie jak w wielu innych środowiskach pracy występuje szereg działań powtarzalnych. Wiele z nich da się usystematyzować i przynajmniej połowicznie zautomatyzować.

W naszym zespole staramy się wyłapywać takie procesy i czynności i tworzyć własne zindywidualizowane programy, formatki, skrypty, które pomagają nam przenieść ciężar pracy kadry inżynierskiej z tworzenia na kontrolę działań.

Tematykę automatyzacji i usprawniania można oczywiście rozumieć szerzej i wdrażać ją do wszelkich fizycznych prac na budowie. Takim pośrednio usprawnieniem będzie stosowanie prefabrykacji czy półprefabrykacji, coraz bardziej zaawansowanego sprzętu. Pozornie droższe pierwotnie wykonanie lub zakup elementów budowlanych na starcie może okazywać się tańsze ze względu na szybszy czas realizacji czy mniejsze ryzyko wadliwości na końcowym etapie.

 

CYFRYZACJA I STANDARYZACJA

 

Spójne i aktualne projekty w jednym miejscu, ujednolicenie nazewnictwa i skatalogowania, to tylko początek. Usystematyzowanie działań związanych z przebiegiem budowy, komunikacji z inwestorem i dostawcami oraz podwykonawcami, a także opracowanie jednego schematu kontroli prac i rozliczeń są koniecznością. Dzięki takiemu podejściu korzystamy z "autostrady" organizacyjnej i możemy sprawniej zarządzać budową. Unikamy wtedy niepotrzebnego marnotrawienia czasu i zasobów na wielokrotne analizy tych samych problemów, na naprawy błędów wynikających z niejednolitej dokumentacji czy nawet dublowanie pracy albo poszukiwanie właściwych dokumentów.

Oczywiście konieczne jest systematyczne szkolenie zespołu, by takie podejście mogło działać w praktyce. Istotny jest również stały okresowy przegląd rynku i własnych procesów, tak abyśmy wiedzieli jakie działania możemy usprawnić oraz jakie mamy ku temu możliwości.

Bardzo dobrym przykładem standaryzacji działań, nie tylko na etapie projektowym, lecz o czym niewielu inżynierów budownictwa wie, również na etapie procesu budowy, czy nawet późniejszego "życia" budynku jest standaryzacja BIM. Nawet jeśli nie planujemy jej zaimplementować do naszych projektów w całości, ze względu na koszty wdrożenia, to możemy próbować czerpać z tej metodologii na polach zarządzania budową, korzystając z dostępnych środków technologicznych.

Ja osobiście jestem zwolennikiem małych kroków, lecz ukierunkowanych określonym precyzyjnie celem, którym w przypadku budów może być dążenie do ciągłego usprawnienia i ujednolicenia procesów. Dlatego zachęcam do testowania w waszych zespołach różnych idei lub podpatrzonych działań i jeśli się przyjmą zapisania ich na stałe w waszej systemie postępowania.

 

Podsumowanie

 

Jeśli chcecie, abym napisał o szczegółach każdego z opisanych tutaj czynników rozwoju nowoczesnej firmy i pokazał jak pracujemy w naszym zespole to proszę o komentarz lub indywidualną wiadomość. Chętnie również uzyskam informację, co się sprawdza w Waszych środowiskach pracy. Dzięki wzajemnej wymianie informacji możemy wspólnie rosnąć tworząc podwaliny do nowoczesnego budownictwa w Polsce.

To wizja, która przyświeca moim dążeniom od jakiegoś czasu i zawsze chętnie będę dla niej poświęcał dostępne zasoby.